Estructurar las Operaciones Legales: Elementos a tener en cuenta

Estructurar el equipo de Operaciones Legales al interior de una organización o despacho jurídico, es uno de los desafíos más interesantes que pueden enfrentar los profesionales del Derecho en la actualidad. Hablamos de crear y consolidar uno de los roles y áreas de práctica mas demandados en el futuro profesional.

Antes de empezar, debemos ser conscientes de que un nuevo rol conlleva necesariamente una curva de aprendizaje, que para el caso de Operaciones Legales, implica trabajar y profundizar en los siguientes aspectos:

Ejes de trabajo de las Operaciones Legales

Identificar las necesidades del equipo legal para mejorar su propuesta de valor

Las Operaciones Legales se estructuran y desarrollan de acuerdo con lo que el equipo jurídico quiera o tenga que mejorar. No se trata de desarrollar actividades o procesos de manera aislada, ni de proponer mejoras que, siendo muy relevantes, no tienen ningún beneficio para el departamento o despacho en cuestión.

Será fundamental al momento de construir las Operaciones Legales, enfocarse en identificar las necesidades o áreas de mejora para que el trabajo a desarrollar en el corto, mediano y largo plazo redunde en los beneficios esperados para el equipo. Para este propósito existen los marcos de referencia que identifican actividades o áreas críticas que tienen los departamentos y despachos jurídicos, siendo objetivo del legal operations traducir esos lineamientos en resultados.  

Conocer los grupos de interés que se relacionan con el equipo legal

Entender cómo el departamento o despacho jurídico interactúa con sus usuarios y clientes es critico para desarrollar con éxito un área de Operaciones Legales. Recordemos que cualquier iniciativa de transformación debe tener presente los procesos, la tecnología, y las personas. De ahí que sea claro para el legal operations conocer a fondo los grupos de interés internos y externos que interactúan con el área jurídica, saber cómo perciben la propuesta de valor entregada por los abogados, y cuál es su nivel de influencia y poder sobre lo que hace el departamento jurídico.

El legal operations se convertirá en el facilitador, el intérprete de las necesidades de los usuarios para que sean canalizadas y materializadas de la mejor manera por los abogados. Su trabajo será interactuar y comunicarse constantemente con sus grupos de interés para saber qué se esta haciendo bien y qué se debe mejorar.

Comprendiendo la importancia de estos dos elementos para el éxito en el desarrollo de las Operaciones Legales, presento las siguientes recomendaciones a tener en cuenta:

Recomendaciones para el éxito de las Operaciones Legales

Empieza con victorias tempranas

Recuerda que estas creando algo desde cero. El equipo confía y por ello invirtió en ti. No puedes devolverle esa confianza meses o años después. Debes empezar cuanto antes a generar resultados. Organiza reuniones con tus grupos de interés para saber qué está ocasionando fricciones o ineficiencias. Identifica y organiza las necesidades en tareas de corto, mediano y largo plazo, y empieza a trabajar en aquello que con poco esfuerzo generará beneficios.

Busca fricciones o ineficiencias que puedan ser atendidas de manera efectiva

Identifica los problemas críticos que se presentan en la interacción con el equipo legal, con el fin de trabajar en soluciones que optimicen la propuesta de valor y hagan más eficiente el servicio jurídico.

Estas soluciones harán parte de los objetivos a mediano y largo plazo del plan de acción de las Operaciones Legales. Aquí es donde los marcos de referencia toman relevancia, pues sirven para esquematizar las fricciones y convertirlas en áreas de trabajo para el departamento o despacho jurídico.

Enfócate en los usuarios

Al ser uno de los ejes de trabajo para la creación de las Operaciones Legales, el relacionamiento con los grupos de interés será determinante para la correcta identificación de las oportunidades de mejora, y para la adecuada optimización de los servicios legales. En ese sentido, es útil repensar el diseño de servicios para que pase de estar orientado en el proveedor (abogados) y se enfoque en sus usuarios.

Mide el progreso

Lo que no se mide no se puede mejorar. Es sencillo. Deberás construir y extraer datos sobre todo aquello que desempeña el equipo legal. Empieza por desarrollar la metodología para obtener y extraer la información, y luego trabaja en centralizar y estandarizar las fuentes de datos para generar modelos claros y relevantes que sean de utilidad para los abogados y los terceros interesados.

Tu trabajo no solo será medir progreso, tendrás que aprender a traducir los datos en métricas que te sirvan para “contar la historia”, de manera que tus grupos de interés, en sus distintos niveles de poder e influencia, conecten con lo que hace el equipo jurídico. De nada te sirve tener datos valiosos si no sabes cómo presentarlos. 

Planea para el futuro

Alcanzar los objetivos de mediano y largo plazo requerirá de tiempo y organización. Por ello resultará útil crear un plan de acción que permita colocar tales tareas en un horizonte temporal que le de visibilidad al equipo jurídico y a los grupos de interés de lo que se está trabajando en Operaciones Legales.

Planear para el futuro hará que el departamento o despacho jurídico se transforme en un aliado estratégico que puede ayudar a materializar los objetivos de tus usuarios. Ya no se trata de cumplir tareas particulares y aisladas, el equipo legal se convierte en un socio, un acompañante de largo alcance para el negocio.

Disfruta el proceso de creación de Operaciones Legales

Sacar adelante un proyecto como este requiere de trabajo duro, constancia y disciplina. Debes tener presente que este empeño no se logrará de la noche a la mañana, y que de tu visión y liderazgo dependerá el éxito de la consolidación de operaciones legales. Consolidación que derivará en resultados para influenciar y apoyarte tanto en el equipo jurídico como en los grupos de interés.

Debes emprender este camino con la mejor actitud, sacando lo positivo de cada experiencia y con una disposición a aprender continuamente. Será clave abrazar la experimentación y tener una metodología de trabajo que permita idear, testear, fallar y lanzar ideas de manera ágil. Recuerda el lema de los emprendedores e intra-emprendedores: fallar rápido y barato.