CLM: Un asunto importante para el equipo jurídico y la organización
¿Qué es un CLM?
El Contract Lifecycle Management o CLM es la función de administrar y gestionar las actividades que hacen parte del ciclo de vida de un contrato. Estas actividades comprenden el proceso de punta a punta que inicia con la solicitud o generación de un contrato y finaliza con la gestión de las obligaciones allí pactadas. El CLM es un asunto importante para el equipo jurídico.
En líneas generales, un ciclo de vida de contratos comprende las siguientes actividades que se descomponen de las tres etapas pre-contractual, contractual y post-contractual:
El proceso inicia con el requerimiento del contrato, seguido de la creación del documento, su posterior negociación entre las partes, luego de lo cual se pasa a la aprobación de los términos negociados y la posterior firma. Finalmente, sigue la ejecución de lo allí pactado, la gestión de obligaciones, su archivo, la extracción de datos para análisis y toma de decisiones, y concluye con la gestión post-contractual para finalizar el contrato o renovarlo, según corresponda, y así empezar un nuevo ciclo.
Este proceso es vital para las organizaciones pues es lo que permite el adecuado y correcto control de proveedores (buy-side), así como el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes (sell-side). En ese sentido, es claro que la administración del ciclo de vida de los contratos es algo transversal a la organización y por lo mismo, todos los departamentos que se involucran en la gestión de contratos de la empresa deben ser participantes activos para asegurar el efectivo cumplimiento de esta función. Así opera el CLM en todas las organizaciones, ¿verdad?
La realidad de la gestión de contratos
Pues bien, esto que acabamos de mencionar no ocurre, y en la práctica el CLM es una función fragmentada en diferentes subprocesos con poca o nula responsabilidad de los distintos grupos de interés, que lleva a la asunción – que se vuelva regla – de que los contratos, al ser “contenedores” de términos y obligaciones redactadas por abogados, su único y natural responsable es el departamento jurídico.
Esta realidad es fuente de no pocos malentendidos y fricciones al interior de las empresas, pues el área legal que se encarga de la mitigación de los riesgos contractuales a través de la negociación de los términos y la adecuada distribución de cargas económicas, técnicas y legales, termina asumiendo otra serie de roles que la llevan a convertirse en el “vigilante” del adecuado uso de las plantillas de contratos, y en el “stopper” de las negociaciones: los abogados se vuelven los responsables de la papelería y versionamiento de contratos, de la búsqueda de aprobaciones a términos contractuales no legales, de la comunicación de obligaciones a las áreas encargadas de la ejecución del contrato, de las firmas de ambas partes, y de la custodia y archivo de los contratos de la organización.
En otras palabras, el CLM se comprende como una función del área legal.
¿Qué debe hacer el equipo legal para transmitir la importancia del CLM a la organización?
Comprendiendo el contexto anterior, el equipo jurídico debe entender el nivel de desarrollo en el que se encuentra su CLM, en lo concerniente a las actividades que gestiona la organización y el nivel de involucramiento de los grupos de interés, para trabajar en las acciones tendientes a mejorar la gestión de contratos, y así se encausen los esfuerzos que permitan empoderar a los distintos departamentos en aquello que hacen mejor, mientras el área legal recupera su capacidad para enfocarse en aquello que debe hacer (negociación y mitigación de riesgos).
El equipo legal podrá involucrar a los demás grupos de interés y trabajar en la configuración (mapeo) de un proceso transversal que distribuya las actividades de manera adecuada, permitiendo la reducción o eliminación de reprocesos e ineficiencias. Aquí es importante identificar las actividades, su nivel de impacto y complejidad en la organización, para determinar los responsables en cada punto del proceso. Esto se acompaña de una validación y seguimiento continuos a los procesos y grupos de interés definidos, que debe estar respaldado por la dirección de la organización, para consolidar exitosamente el CLM.
Finalmente, vale la pena mencionar que actualmente la tecnología ofrece diversas soluciones para automatizar y optimizar esta función; en el mercado se le conoce a las soluciones de software de este tipo como CLM’s y no son otra cosa que programas encargados de cubrir una o todas las actividades que comprenden el ciclo de vida de contratos: desde creadores de plantillas, software con inteligencia artificial para “negociar” contratos, pasando por gestores de archivo, de firmas electrónicas, hasta soluciones integrales que cubren el proceso contractual de inicio a fin.
Comentarios finales
Como ven, el CLM es una función importante no solo a nivel jurídico, sino organizacional. Trabajar en la definición del ciclo de vida de contratos puede ser parte de una estrategia de innovación empresarial mucho más amplia que no dependa exclusivamente del equipo jurídico, y que busque resolver necesidades que pueden estar impactando la forma como se gestionan los proveedores o clientes en la compañía desde distintos frentes: área de compras, finanzas, recursos humanos, ventas, entre otras.