Tecnología para CLM: Cuatro Aspectos a Tener en Cuenta.
Uno de los temas que hace parte de la agenda de los equipos jurídicos para ponerse al frente de las tendencias legaltech es la adopción de tecnología para CLM: automatizar u optimizar la administración y gestión de contratos. Hablamos de software para gestionar el ciclo de vida de contratos que busca hacer de las actividades del proceso de creación, negociación y archivo, una experiencia más ágil y eficiente. Cualquier equipo puede interesarse en una solución de este tipo para la organización, pero más allá del ruido e interés que esto genera, surge la pregunta: ¿por dónde debemos empezar?
Aquí planteo cuatro recomendaciones para tener en cuenta antes de iniciar el proceso de adquisición y posterior implementación de un software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM).
1. Realiza un mapeo inicial de tu CLM (As-Is).
Lo mas importante es saber en que punto te encuentras a nivel de tu proceso de contratos para así considerar la pertinencia o no de adquirir una solución legaltech. El mapeo inicial consiste en identificar todas y cada una de las actividades que realiza la organización en la gestión de los contratos: entender qué contratos pasan por el proceso, cuales actividades se desarrollan y quienes intervienen en ese ciclo de vida.
La invitación aquí es usar la herramienta con la que te sientas más cómodo para identificar todas las actividades de inicio a fin. Desde un Excel o Word, pasando por aplicaciones como Diagrams, Lucid Charts, o inclusive otras más especializadas como Bizagi. Lo que buscas es tener claridad sobre las tareas, condiciones, escenarios, y personas que se involucran en el proceso de contratos.
Una vez mapeado el proceso “As-Is”, debes involucrar a las partes intervinientes para compartirles tu visión y recibir feedback que permita agregar o ajustar actividades y etapas no contempladas inicialmente.
En esta recomendación es particularmente importante desarrollar una matriz de grupos de interés que permita identificar las personas que son importantes y criticas para tu eventual proyecto legaltech por su nivel de influencia y poder en la organización. Así identificarás a quienes deberás convencer de esta iniciativa, a quienes deberás mantener informados sobre el desarrollo del proyecto, y con quienes tendrás que trabajar de manera continua para que la adquisición del software y su posterior implementación sean un éxito para la organización.
2. Identifica el nivel de madurez de tu CLM.
Con tu proceso modelado, puedes trabajar en analizar e identificar aquellos pasos o actividades que son esenciales para el CLM y separarlos de las tareas que no agregan valor por que generan reprocesos, o son un uso innecesario de recursos (personas, tiempo).
Mi recomendación antes de embarcarte en un proyecto de adquisición e implementación de un software de gestión de contratos es conocer el nivel de madurez en el que te encuentras y así diagnosticar cuales son los problemas que tienes, las herramientas de que dispones para atender esos problemas, y si es o no necesario implementar una solución tecnológica para mejorar el CLM.
Aunque hablaremos de este tema en una próxima entrada, distintos sitios de internet ofrecen una aproximación sobre abordar la madurez del CLM. Por ejemplo, el World Commerce & Contracting Association cuenta con una serie de preguntas para hacer un diagnostico sobre tu CLM.
3. Plantea el problema en tu proceso actual.
Siguiendo con el punto anterior, debes tener claro el problema o necesidad que tienes y hace necesaria la adquisición de tecnología. Luego de validar tus recursos internos, llegas a la conclusión de que el único camino para robustecer y mejorar tu CLM es a través de la adquisición de una solución legaltech.
A esto se llega luego de identificar el impacto que genera en el equipo y la organización tu CLM actual. En otras palabras, sabes que debes adquirir una solución tecnológica porque si continuas con el CLM vigente la organización tendrá dificultades para seguir ejecutando las actividades del proceso, no podrá madurar el CLM y cubrir otras actividades que en estos momentos no está manejando, y de manera mucho más critica, eventualmente se volverá un obstáculo que al no atender de manera escalable el modelo de negocio de la empresa.
4. Desarrolla el mapeo de tu proceso ideal (To-Be)
Ahora que tienes claro tu As-Is en donde identificaste tus actividades de punta a punta, tus etapas no cubiertas, y los actuales desafíos que quieres superar para llevar el CLM al siguiente objetivo organizacional, debes mapear ese proceso ideal a través del modelamiento de procesos identificado en la primera recomendación.
El To-Be es el resultado de tu entendimiento del CLM, de tu interacción y validación con las partes intervinientes y grupos de interés (en atención a su nivel de poder e influencia), y de la identificación de las limitaciones y oportunidades de mejora para que el CLM sea una función que satisfaga las necesidades de los equipos de trabajo que gestionan los contratos.
Para esta última recomendación puedes apoyarte en metodologías como el Design Thinking o en estrategias de innovación empresarial. Lo relevante en este punto es despertar tu curiosidad para permitirte explorar soluciones de forma creativa.
Con estas cuatro recomendaciones tienes el punto de partida para empezar la conversación sobre la pertinencia o no de adquirir una solución CLM para tu organización. Además, contarás con actividades que permitirán desarrollar, con los recursos existentes, un plan de acción para replantear y mejorar tu CLM sin necesidad de incurrir en gastos de tiempo y dinero con terceros.