Seis pasos para que tu adquisición de legaltech no se convierta en una pesadilla (i)
La adquisición de legaltech es un asunto relevante en la época de la transformación digital, y aunque cada organización determina de manera particular el proceso de compra e implementación de software, el cual dependerá de las políticas, procesos internos, arquitectura de TI, y el tipo de tecnología que se adquiere, es importante que los equipos jurídicos tengan claros los siguientes pasos para encontrar un proveedor legaltech que atienda de la mejor manera la necesidad que espera resolver.
El proceso consiste en conocer el software que se busca adquirir, su nivel de desarrollo en el mercado, los proveedores actuales, mientras elaboramos y especificamos nuestra necesidad para aterrizar nuestras expectativas sobre la solución que deseamos. Podemos resumirlo en los siguientes seis pasos:
- Estudio de mercado
- Especificación de requerimientos
- Recepción de propuestas de adquisición de legaltech
- Evaluación de Propuestas
- Elección de proveedor
- Cierre
1. Estudio de Mercado
La adquisición de legaltech debe empezar por un estudio de mercado que identifique los proveedores del software que estamos buscando y en clasificarlos acorde a criterios de la industria.
Hoy en día existen diversas plataformas que cuentan con información sobre proveedores y brindan un ranking que atiende factores particulares del tipo de tecnología, pero que resultan de gran utilidad para hacerse una idea general de lo que han buscado otros pares, como pueden ser la calidad del soporte, facilidad de configuración, adaptabilidad en la infraestructura existente, atención al cliente, entre otros.
El estudio de mercado nos permite descubrir la amplia gama proveedores, servicios y funcionalidades ofrecidas por el software que estamos buscando, permitiendo conocer las capacidades de la solución, y así ir aclarando si en la práctica esa legaltech es capaz de atender nuestra necesidad.
2. Especificación de Requerimientos
Identificados los proveedores disponibles, pasamos a un ejercicio interno de delimitación de factores de evaluación que servirán para iniciar las conversaciones respectivas. La especificación de requerimientos consiste en plantear el problema a resolver (desafío de innovación) indicando las funcionalidades entre necesarias, deseables y no necesarias. Muchas de estas funcionalidades las descubrimos en el paso anterior.
Aquí hacemos una lista de todas las capacidades de la tecnología que queremos adquirir e indicamos aquello que es necesario y crítico para resolver nuestra necesidad, aquello que es deseable tener pero que si no es ofrecido por el proveedor no representa un obstáculo en nuestra solución, y aquello que simplemente no requerimos porque no agrega valor ni atiende nuestra necesidad.
Especificar el requerimiento es lo que permitirá evaluar los proveedores y clasificarlos bajo criterios objetivos para tomar una decisión acertada.
3. Recepción de Propuestas de adquisición de legaltech
Luego de aterrizar nuestras expectativas frente a las capacidades de la tecnología a adquirir, y luego de separar las funcionalidades necesarias de aquellas deseables y de las no necesarias, podemos recibir propuestas: seleccionamos un número plural de proveedores, que recomendamos sea superior a cinco, los cuales serán contactados para presentarles la necesidad del negocio y saber si el software ofertado por cada uno de ellos puede resolver nuestro problema.
Tomando en cuenta los pasos anteriores, identificaremos los proveedores legaltech cuyo software se alinea de mejor manera a nuestros requerimientos, para iniciar conversaciones y realizar las evaluaciones respectivas, como se explicará mas adelante en la segunda parte de esta entrada.