Seis pasos para que tu adquisición de legaltech no se convierta en una pesadilla (ii)
Continuando con la explicación de los seis pasos para una adquisición de legaltech que atienda las necesidades del equipo jurídico, pasamos a enfocarnos en las últimas tres etapas, a saber:
4. Evaluación de Propuestas
En líneas generales, buscamos reunirnos con cada proveedor para conocer la tecnología que ofrece y, como indicamos en la entrada anterior, recibir una propuesta. Este proceso se desarrolla en varias reuniones que deben respaldarse por medio de acuerdos de confidencialidad, con el fin de proteger la información de nuestros datos, procesos y negocio, y los del proveedor (casos de uso, modelo de negocio y licenciamiento, información sensible sobre la propiedad intelectual asociada al software, entre otros elementos).
En la evaluación de proveedores es importante organiza demostraciones, ver los casos de uso y solicitar experiencias de otros clientes del mismo sector, o con necesidades similares, para contar con elementos de juicio a la hora de evaluar y clasificar las distintas soluciones.
Adicionalmente, debemos compartir nuestra especificación de requerimientos para que cada proveedor nos aclare e informe si el software que ellos ofrecen satisface todas nuestras necesidades, o por el contrario, ofrece otro tipo de funcionalidades, que aunque de gran utilidad no atienden lo que estamos buscando.
Matriz de decisión de propuestas
Para lograr la evaluación de manera satisfactoria, es imprescindible la creación de una matriz que identifique los proveedores frente los requerimientos indicados en los pasos anteriores. En este documento se podrán calificar y contrastar las soluciones a la luz de los requerimientos, para establecer de manera objetiva cuales propuestas sobresalen y cuales definitivamente no serán escogidas. Recomiendo dar porcentajes a los requerimientos, para determinar cuales tienen preponderancia sobre los demás.
Para el caso de una solución de firma electrónica, por ejemplo, que la validez en determinadas legislaciones internacionales tenga un veinte por ciento, mientras que la facilidad para cargar todo tipo de documentos, que puede ser un estándar de la industria, solo pese un cinco por ciento.
En este paso es critico definir un plazo y unos hitos de trabajo para el efectivo avance en este proceso de adquisición de legaltech. Bien sea que encontremos un proveedor idóneo para cumplir nuestros objetivos, o por el contrario, que luego de haber adelantado los pasos anteriores llegamos a la conclusión de cerrar el proceso de búsqueda, o de tener que refinar nuestros requerimientos para aterrizar un poco mas nuestras expectativas con las realidades del mercado, lo cierto es que si no se establece un plazo para evaluar y validar la tecnología, y si no se definen los hitos que permitan avanzar de manera objetiva y con seguridad el proceso de adquisición de legaltech, terminaremos de manera indefinida utilizando nuestros recursos en reuniones y llamadas sin rumbo fijo.
5. Elección de Proveedor
La elección consiste en hacer saber al oferente mejor evaluado que ha sido seleccionado por el equipo jurídico para implementar y desarrollar la solución legaltech. Aquí se formaliza la intención de las partes a través de la suscripción de un contrato de licenciamiento (perpetuo, on-premises, PaaS o SaaS, según corresponda), que deberá incluir entre otros asuntos, el número de licencias y su tipo, la implementación (actividades que se desarrollarán en esta etapa) y su duración, el alcance del software adquirido, y el nivel de servicio de soporte.
Adicionalmente, deberá incluir un acápite de confidencialidad, protección de la información que se revele en el desarrollo de la implementación y a lo largo del uso de la tecnología, y si esta adquisición implica el tratamiento de datos personales de personas en la Unión Europea, en cuyo caso será necesario adicionarle un acuerdo de procesamiento de datos (DPA).
Con los resultados de la evaluación hecha a cada uno de los proveedores contamos con los elementos objetivos para tomar una decisión y elegir la solución legaltech que se adapte a nuestra búsqueda.
Con esto empezamos el proceso de implementación de software del cual hablaremos en otra entrada.
6. Cierre
Con todos los pasos cubiertos de manera satisfactoria solo nos queda finalizar el proceso de adquisición de legaltech por medio de un acta de cierre detallando todo el trabajo adelantado. En esta acta se relacionan los proveedores analizados, los criterios de mercado identificados, así como los requerimientos del negocio que permitieron determinar objetivamente la selección del proveedor.
En este último paso se comunica a los proveedores no seleccionados el resultado, y se le informa de la decisión a la dirección del negocio (empresa o firma de abogados), recordándole los objetivos y logros que se alcanzarán con la adquisición de la tecnología.
Conclusión de la adquisición de legaltech
Como se puede ver, el proceso de adquisición de legaltech es una actividad compleja que exige el uso de tiempo y recursos no solo del equipo que lidera la adquisición, sino también de otros grupos de interés al interior de la compañía. En donde las habilidades de gestión de proyectos, y puntualmente para el caso de los equipos jurídicos, de Legal Project Management, cobran vital importancia, pues de la eficiente gestión de este proceso, dependerá el éxito de la búsqueda, selección y posterior implementación de la tecnología.