5 Consideraciones para Proyectos Tecnológicos en Equipos Jurídicos
La tecnología es un recurso que nos permite habilitar y potenciar Las capacidades del departamento jurídico para desarrollar una función legal eficiente y de calidad. Sin embargo, much@s abogad@s no saben por dónde empezar a la hora de adquirir e implementar tecnología, haciendo que esa tarea sea bastante retadora. Les quiero compartir 5 consideraciones para proyectos tecnológicos en quipos jurídicos antes de iniciar un proyecto de tecnología.
Ten claridad de la necesidad a resolver
Es lo más importante. La necesidad es lo que permite iniciar la conversación sobre el desarrollo de un proyecto de tecnología. Esto surge desde el mismo equipo legal que conoce aquello que está haciendo bien, lo que puede mejorar, y lo que está descuidado y se debe atender.
La necesidad puede estar en desarrollar nuevas capacidades, en mejorarlas o en automatizar una tarea existente. Necesidades que tienen que conectarse con lo que espera la organización del departamento jurídico. ¿Debemos mejorar la gestión de contratos? ¿Es necesario empezar a trabajar en ESG? ¿Podemos automatizar ciertas tareas para enfocar el equipo jurídico en otras actividades?
Designa un líder del proyecto
Elegir un responsable adecuado es crucial para el eventual proyecto de tecnología. Debe ser alguien con capacidad y competencia en gestión de proyectos (PM), y con conocimiento en los aspectos que quiere resolver el área legal para comunicar los requerimientos funcionales y técnicos de manera coherente.
En este aspecto, un legal operations puede ser de enorme ayuda para que el equipo legal pueda adelantar el proyecto de tecnología sin mayores complicaciones.
Un legal operations combina conocimientos legales con técnicos y será el puente entre Legal y TI. Adicionalmente, gracias a su entendimiento de la función legal, gestionará el proyecto como una iniciativa conectada con la estrategia empresarial. En suma, el Legal Operations servirá de punto de contacto y de orquestador de las diferentes actividades que se deben desarrollar con los diferentes grupos de interés de la organización.
Un legal operations estará al tanto del proyecto en sus distintas fases, analizando riesgos y ajustando el plan para que entregue los resultados bajo el alcance y los tiempos definidos.
Busca el respaldo de la dirección
Tiene que ver con el nivel de comunicación e influencia que maneja el equipo legal en la organización, y es un paso estratégico para que el futuro proyecto de tecnología sea un éxito.
Por un lado, el respaldo de la dirección consiste en poner en conocimiento de los lideres del negocio el interés del departamento jurídico en adelantar una iniciativa tecnológica. Por el otro, es obtener la aprobación del proyecto para que el equipo legal pueda empezar a solicitar los recursos (talento humano e infraestructura), tiempo y dinero. Hablamos de contar con la aprobación de los grupos de interés con relación directa e indirecta en la suerte del proyecto (finanzas, planeación, TI, proyectos).
Busca el acompañamiento de TI
Por más conocedor o experto que seas en legaltech, la tecnología es un recurso más de la organización administrado por el área de TI. No puedes pasarlos por alto.
El área de TI es fundamental para tu proyecto de tecnología, ya que es el área con la visión estratégica de la organización que traduce las aplicaciones y servicios tecnológicos en objetivos empresariales. Es quien:
- Conoce la arquitectura empresarial para definir alcance y restricciones de la solución buscada por el área legal (infraestructura, sistemas operativos, información, aplicaciones, integraciones, procesos, entre otros), y
- Cuenta con la competencia para evaluar una solución tecnológica bajo criterios técnicos (acoplamiento, disponibilidad, interoperabilidad, seguridad, escalabilidad, etc).
Identifica el impacto de la solución tecnológica
Antes de embarcarnos en un proyecto tecnológico, es crucial evaluar el impacto potencial para el equipo legal, y en general para la organización. Aquí tenemos que saber, o por lo menos estimar, cuál es la inversión y el costo operativo que la solución tecnológica tendrá para los próximos años, y cuáles son los beneficios y el retorno en la inversión esperados que justifican incurrir en el proyecto.
En otras palabras, se debe identificar si nuestro problema es más costoso que la solución tecnológica que queremos implementar. Esto se hace a través de un caso de negocio.
En el caso de negocio estimaremos y proyectaremos la inversión a largo plazo, definiremos cuánto nos cuesta adquirir e implementar la solución, y haremos el contraste con los beneficios reales e indirectos para saber si vamos en la dirección correcta. Si efectivamente la tecnología es una oportunidad, y el equipo legal podrá favorecerse con ella o, por el contrario, si la tecnología es un riesgo y será fuente de desventajas a nivel financiero, operativo y de negocio.
Conclusión
La tecnología es una herramienta poderosa para mejorar la gestión y el desempeño del departamento jurídico, pero también implica preparación para tomar una decisión con criterio y responsabilidad. Las recomendaciones aquí explicadas permitirán preparar al equipo legal y a la organización, a elegir e implementar la tecnología más adecuada para cada caso, y así aprovechar sus beneficios.
Recuerda que la tecnología no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr una función legal más eficiente, de calidad y alineada con los objetivos de la organización.